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Un tablero Kanban es una herramienta que permite la visualización de flujos de trabajo para la gestión de proyectos y tareas. En Huenei estos tableros resultan de gran utilidad, dado que que los usamos en proyectos de llave en mano, aumento de personal y equipos dedicados, es por ello que queremos transmitir cómo aprovecharlos. Dado que, en la actualidad, la mayor parte del trabajo es intangible, contar con un modelo visual con tarjetas que representen procesos podría ser su próxima gran estrategia para agilizar sus tareas pendientes y acceder a más información sobre las cargas de trabajo. 

Si bien los orígenes se remontan a Japón, donde Kanban significa “señal visual”, este sistema de gestión de proyectos se volvió ampliamente popular entre diversas empresas emergentes de Silicon Valley y gigantes tecnológicos como Epic Games, Bose y Google para la implementación de DevOps y el desarrollo ágil de software, TI, desarrollo de productos e incluso fabricación.

Kanban Board

Image by Hygger

Como lo explica el investigador de Kanban, David Anderson, “los sistemas Kanban se pueden utilizar en cualquier situación en la cual se desee limitar una cantidad de elementos dentro de un sistema”. En este artículo, lo ayudaremos a configurar su tablero Kanban y le enseñaremos las diferentes formas en que podrá usarlo para solucionar problemas en sus proyectos y acelerar sus emprendimientos comerciales en curso.

Cómo crear su propio tablero Kanban: los componentes 

Hay cinco elementos fundamentales que constituyen la base de un tablero Kanban: señales visuales, columnas, límites del trabajo en curso, un punto de compromiso y un punto de entrega.

1. Señales visuales: Puede utilizar adhesivos, tarjetas de cartón o cualquier otra señal visual que permita representar tareas, cada una con una descripción, una fecha límite, una historia de usuario o cualquier otra información relevante relacionada con un proyecto específico.

2. Columnas: Representan las etapas que componen el flujo de trabajo. Se pretende que cada señal visual vaya pasando a través del sistema hasta que se complete la tarea. Se pueden utilizar flujos de trabajo como “lista para comenzar”, “en curso” y “terminada”.

3. Límites del trabajo en curso: Indican cuántas tarjetas puede contener una columna en simultáneo, lo cual significa que no se pueden agregar tareas infinitas hasta que se hayan completado las anteriores. Esto es particularmente útil para evitar cuellos de botella y enfocarse en las tareas que más importan en un momento determinado.

4. Punto de compromiso: Aquí es donde todo comienza. En este punto, los miembros del equipo ya han definido qué propuestas se convertirán en proyectos reales. Una buena idea para filtrar las señales visuales antes de ingresarlas en el punto de compromiso es crear una cartera de tareas pendientes para la pizarra, donde se pueden escribir las ideas que surjan después de una sesión de tormenta de ideas.

5. Punto de entrega: En este punto, el equipo puede cantar victoria, porque habrá logrado un producto tangible listo para salir al mercado. El objetivo de cada sistema Kanban (dado que son únicos para cada equipo) es llevar la mayor cantidad de señales visuales desde el punto de compromiso hasta el punto de entrega con la mayor eficiencia posible. El tiempo que transcurre entre ambos puntos se conoce como Lead Time, y se puede utilizar como un gran indicador clave del rendimiento para algunos equipos.

Ahora que hemos definido los elementos de un tablero Kanban, profundicemos en la dinámica que ofrece este sistema de flujo de trabajo. Como mencionamos anteriormente, puede ser útil agregar una columna de trabajos pendientes donde los miembros del equipo puedan sumar libremente ideas con sus correspondientes tareas en diferentes adhesivos antes de incorporarlas al punto de compromiso.

Example Kanban Board

Image by Herramientas en la Nube

Una vez alcanzado el punto de compromiso o la columna “lista para comenzar”, las señales visuales deben pasar a través de las columnas “en curso” y “terminada”. Durante este proceso, los miembros del equipo que tengan tareas asignadas serán responsables de mover los adhesivos a las siguientes columnas hasta que lleguen al punto de “terminada” y elijan una nueva tarea.

Es importante tener en cuenta que cada tablero Kanban solo puede contener una cantidad limitada de señales visuales y que cada señal representa un trabajo único. En otras palabras, solo se puede agregar una nueva tarea cuando haya una nueva señal visual disponible, por lo tanto no se puede agregar un nuevo trabajo si no hay señales libres. Si bien esto suena muy simple, es fundamental para evitar cuellos de botella y potenciar al máximo los esfuerzos en curso.

Las mejores aplicaciones para crear un tablero Kanban 

Si bien el uso de adhesivos y marcadores sobre cualquier superficie o ventana para crear un tablero Kanban es lo que hace que este sistema sea atractivo para muchas personas, otras apuestan por métodos de flujo de trabajo más avanzados que se pueden actualizar en cualquier momento desde cualquier dispositivo.

Esta es una lista de las mejores aplicaciones de tablero Kanban, y muchas de ellas ya incluyen formatos para proyectos predeterminados que pueden servir a modo de guía para agregar todo el trabajo fácilmente:

  • Trello (Web, Mac, Windows, Android, iOS): Esta intuitiva aplicación multiplataforma es tan rápida que puede ser la mejor opción para aquellos que deseen incurrir en el mundo Kanban. En solo unos minutos podrá configurar su propio tablero con señales visuales, comentarios y listas de verificación. Trello también ofrece funciones adicionales útiles, como la capacidad de asignar archivos a señales visuales e incorporar otras aplicaciones dentro de Trello para videochats y seguimiento del tiempo. La aplicación ofrece una versión gratuita con tarjetas y miembros ilimitados, y una versión de clase empresarial a $10 por usuario al mes con características adicionales, como un panel y una vista de línea de tiempo.
Trello Board

Image by Trello

  • Blossom (Web): Si la estética tiene un rol importante en su equipo, Blossom puede ser la aplicación indicada. Viene con un diseño impecable que lo ayudará a concentrarse en la finalización de las tareas sin distracciones, y también incluye análisis que se pueden enviar directamente por correo electrónico con información sobre cuánto tiempo llevó cada tarea y cuáles son las próximas tareas para el equipo.

Si bien Kanban es principalmente un método de flujo de trabajo, muchos de sus partidarios también lo definen como un sistema de valores, donde el acuerdo para llevar a cabo proyectos, el respeto por los miembros del equipo, el liderazgo, la colaboración y el enfoque en el cliente son elementos decisivos para garantizar el éxito. Entonces, ahora que sabe cómo funciona el sistema Kanban, tal vez sea un buen momento para crear su propio tablero, ya sea sobre una mesa, una ventana o mediante alguna de las aplicaciones que hemos recomendado. En Huenei recomendamos con énfasis el uso de esta metodología para organizar proyectos y lograr un flujo de trabajo mucho más dinámico y eficiente .

Blossom Kanban Board

Image by Blossom