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El Lean Project Charter (o Acta de proyecto Lean) es un documento donde se detallan los principales aspectos y consideraciones de un proyecto en base a su ciclo de vida. Esta herramienta de gestión de proyectos es un documento de una página elaborado para autorizar formalmente un proyecto o una etapa particular de un proyecto.

Desde el punto de vista operativo, este documento es una herramienta que recoge las pautas de trabajo y funciona a modo de marco para delimitar el proyecto software o de cualquier otra naturaleza. Registra los requisitos iniciales para satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas. En este sentido, es útil llevar un seguimiento del proyecto en todo momento y estar bien organizado durante las etapas de planificación, ejecución y control.

 

¿Por qué es conveniente contar con un Lean Project Charter?

Todo lo que se especifique en este documento se planificará y luego se llevará adelante. El objetivo de esta “carta de presentación” consiste en estandarizar y planificar correctamente los pasos a seguir en el desarrollo de un proyecto, para poder llevarlo a cabo con seguridad de principio a fin.

Esta herramienta de gestión de proyectos vincula el nivel de gestión de toma de decisiones con el nivel de gestión de proyectos. Cada proyecto debe tener un equipo encabezado por el director del proyecto. En esta documento se debe detallar muy específicamente cuál es el nivel de autoridad que tiene este director para tomar decisiones dentro del proyecto, ya sean decisiones que tengan un efecto positivo o negativo.

Este documento se prepara antes del desarrollo del proyecto y todos los participantes estratégicos deben formar parte del proceso de elaboración para alinear expectativas, acordar cursos de acción y establecer preferencias en cuanto al marco y referencia del proyecto.

¿Cuál es la estructura de esta herramienta de gestión de proyectos?

Existen varias plantillas de trabajo y metodologías para organizar un Project Charter, sin embargo, el Project Management Institute (PMI) no ha definido un marco específico para su implementación. Esto da cuenta de que cada proyecto y cada organización debe adaptar la herramienta a sus necesidades particulares. Como contenido general, puede incluir los siguientes apartados a modo de representación de los diferentes aspectos que deben adaptarse a cada proyecto en particular:

  1. Datos del proyecto. Aquí se debe especificar la empresa, el nombre del proyecto, la fecha de elaboración del Project Charter, los clientes y el director del proyecto.
  2. Propósito y justificación. Esto permite demostrar las razones por las cuales se necesita desarrollar el producto o servicio en cuestión. Debe especificar el contexto de la organización, las necesidades que se piensan satisfacer y todos los requisitos legales.
  3. Resultados. Esta sección trata sobre los productos mínimos viables, documentos, procesos parciales y otros datos, que se elaboran para completar y medir un proyecto. Es importante aclarar que los resultados se deben poder medir y verificar.
  4. Ciclo de vida del proyecto. Esta sección representa el conjunto de etapas en las que se divide el proyecto. Muchas veces nuestra estructura se basa en alguna metodología de trabajo, como puede ser el Design Thinking.
  5. Objetivos del proyecto. Esto representa las metas que se plantean con el fin de entender por qué se está llevando adelante el proyecto.
  6. Presupuesto. Se entiende como la estimación preliminar de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
  7. Cronograma de principales hitos. Son actividades que se pueden medir en duración y que marcan momentos importantes y clave dentro del proyecto. Algunos ejemplos pueden ser la presentación oficial del proyecto al cliente, una reunión con el gerente general para aprobar el proyecto, reuniones periódicas de avance para contar cómo se está desarrollando el proyecto, entre otros. Es útil estructurar el cronograma utilizando metodologías de trabajo como el tablero Kanban o el diagrama de Gantt.
  8. Actores o partes interesadas. Son todas aquellas personas y organizaciones, internas o externas, que están involucradas en el proyecto y que pueden influir de manera positiva o negativa en su desarrollo. Una vez identificados todas las partes interesadas del proyecto, el siguiente paso es identificar las expectativas o intereses que tiene cada una de ellas para llevarlo a cabo. Estos representarán los requisitos fundamentales que se deben tener en cuenta al elaborar los objetivos de un proyecto.

 

Lo invitamos a consultar este ejemplo del desarrollo de un Lean Project Charter que también podrá servirle como plantilla para desarrollar su propia herramienta de gestión de proyectos.

 

Nuestra recomendación…

Para que este documento resulte útil, debe tener un formato muy breve. En Huenei nos gusta entenderlo de forma similar al modelo Canvas en la planificación empresarial: El Proyecto Charter debe contener toda la información necesaria y relevante, pero debe poder comprimirse en una sola página. En este sentido, al igual que el modelo Canvas, el Lean Project Charter nos permitirá tener acceso de un vistazo a todos los procesos y flujos que intervienen en un proyecto desde una perspectiva macro y global.

Hemos cubierto los aspectos generales que debe incluir un Project Charter para que los administradores puedan ver los factores más importantes del proyecto a fin de poder darle inicio. Finalmente, es necesario recordar que el Project Charter debe ser acordado y firmado por los cargos directivos, socios y patrocinadores del proyecto.

Como corolario, queremos destacar que, con el uso de esta herramienta, buscamos evitar malentendidos en la planificación y ejecución de proyectos. En otras palabras, siempre haremos lo que está registrado en el Lean Project Charter y nunca haremos nada que no figure en esta herramienta.